Sistema de gestión del tiempo en 5 pasos. Objetivos para 2015 parte 11.




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tiempo
Hay que reconocer que es mucho más común en nuestra sociedad encontrarnos con  personas que tienen problemas con la gestión de su tiempo, que con personas altamente efectivas.

Lo que normalmente les suele preocupar a las primeras es que no les "da tiempo" a acabar muchas tareas. Se lamentan de no tener suficientes horas al día?la sensación más común es la de estar todo el día corriendo pero no obtener grandes resultados.

Tarde o temprano sienten la necesidad de encontrar la solución y buscan aquí y allá "la respuesta", esa especie de "secreto sagrado" que tienen algunas personas a las que les da tiempo de hacer de todo perfectamente,  e incluso a veces con muchas más cargas o responsabilidades.

Pues sí, se trata de encontar el sistema de gestión del tiempo perfecto para cada uno. La dificultad está en que es como encontrar los zapatos ideales o la dieta ideal. Se puede convertir en un proceso largo y caro, lleno de grandes expectativas y pequeños logros, que en resumen, no te satisfarán al 100%. Siempre aparecerá otro sistema nuevo y con renombre que aparecerá "brillando"ante nuestros ojos, que intentaremos implementar y probablemente nos fallará una vez más.

El sistema de gestión del tiempo perfecto tiene que ser como un traje hecho a medida. No podemos ponernos el de otra persona, solo porque "le queda como un guante". Hay que diseñarlo en función de unas premisas y características, entre las cuales está tu propio estilo organizativo. Este es uno de los motivos por los que elegí el nombre del blog: "Organizarme con estilo" porque el estilo organizativo es la clave para diseñar todos los sistemas de organización de un individuo, ya sean de espacios para tu hogar, de tu oficina, de tus papeles o de tu tiempo.

A continuación, te sintetizo en 5 pasos, el proceso que utilizo para diseñar sistemas de gestión del tiempo personalizados para mis clientes. Si quieres algo más de información de este tema, puedes descargarte mi Mini Curso para organizar tu oficina en 9 pasos, en el cual dedico un capítulo entero a la gestión del tiempo.

También en cuestión de tiempo (nunca mejor dicho) tendré preparado mi “Programa Organizarme con Estilo®” en el que enseñaré mi sistema paso a paso, para auto diseñar sistemas de organización a la medida de cualquier persona

1. Cuestiona cómo inviertes tu tiempo

Este puede ser un ejercicio esclarecedor para ti. Durante una semana o dos, anota lo que haces y durante cuánto tiempo. Has de ser honest@ contigo mism@. Puedes aprovechar y categorizar todas esas actividades en esta primera fase.

2. Establece tus prioridades

A continuación, haz una lista de prioridades ordenadas por importancia. Se trata de que tengas claro lo que es importante para tí. Este paso es esencial a la hora de "usar" tu tiempo, ya que será el criterio que aplicarás para elegir qué tareas hacer. Normalmente, las prioridades están guiadas por tus objetivos. Si estás siguiendo esta serie, tendrás definidos ya unos cuantos (recuerda que los he desglosado en 10 etapas o roles de tu vida)

3. Sincérate: ¿Tu horario está creado en función de tus prioridades o no?

Este paso, aviso, es un shock para muchas personas. Se trata de comparar el resultado del paso 1, lo que haces realmente cada día, con lo que deberías estar haciendo (paso 2, prioridades).

Una vez hayas detectado las áreas en las que tienes que emplearte más, puedes empezar a diseñar tu nuevo horario

4. Racionaliza tu horario. Añade realismo

Es imposible que puedas hacer absolutamente todo lo que hacías antes, más las nuevas tareas derivadas de tus nuevos objetivos o prioridades. Está claro que hay alguna cosa que "sobra". En este punto, conviene que des algunos pasos atrás, abras el plano de la perspectiva y consideres aplicar alguna que otra estratégia con las tareas a realizar:

Podrías: