Cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo
Pautas para optimizar la gestión de nuestro tiempo y organizarnos mejor.
Ver imagenMuchas veces yo misma lo he pensado ¡No me da tiempo a nada!.
Tener la sensación de ir siempre con prisas, de no dar abasto, estar muy ocupado.. con muchos compromisos tanto profesionales como personales, pero aún así sentir que uno no avanza, que no llega a hacer lo que se propone, o que no se hace nada de provecho. También puede haber sensación de dispersión y de agobio, empezar muchas cosas y no acabarlas, o no saber por dónde empezar.. ¡ojalá el día tuviera 40 horas! ¿Te ha pasado alguna vez algo de ésto?
Hoy quiero hablaros de la gestión del tiempo y organización de nuestras actividades.
Este tema es muy amplio, hay multitud de estudios, métodos, recursos y áreas a tener en cuenta. Pero aquí os quiero resumir algunos puntos escenciales para optimizar la gestión del tiempo y organizarnos mejor: Os adelanto que tiene que ver con nuestros hábitos, con aprender e incorporar buenos hábitos y eliminar malos hábitos que hacen que no seamos eficaces.
Aprender a organizarse es una habilidad que se puede adquirir y perfeccionar:
No valen excusas del tipo "yo siempre he sido así", o "es imposible porque tengo mil cosas que hacer".. cuantas más cosas más importante es tener una buena organización. Seguro que conoces a gente que tiene la agenda muy llena y funcionan muy bien, sin agobios y de manera productiva.
Si tienes realmentes más tareas en tu rutima diaria de las que puedes abarcar, entonces estás organizando mal tu agenda. Puede que haya un problema a la hora de decir que no, a la hora de calcular el tiempo que te llevará cada cosa, de asumir responsabilidades que podrías delegar o que no son tuyas, de poner límites, o de pedir ayuda. Si más bien el problema es que no encuentras hueco para cosas que consideras importantes, que haces mucho pero sientes que no avanzas, que estás siempre ocupado pero no eres productivo, o que pierdes el tiempo y no sabes en qué, etc. Entonces puede que haya varios hábitos que modificar para optimizar el uso de tu tiempo.
Primero: Autoanálisis. ¿Cómo gasto mi tiempo?
Ver imagenRevisa tu día a día, las actividades que realizas y las cosas que consumen tu tiempo, toma nota de ello. Puedes incluso (y te recomiendo) utilizar herramientas para hacerlo como aTimeLogger o en contexto más laboral Toggl. Te ayudará a tener una buena base sobre la que trabajar tu organización.
Evitar y eliminar distractores:
Mi primer consejo es eliminar el multitask y los distractores. Nuestro cerebro no tiene capacidad para procesar en paralelo: sino que va saltando su atención de una actividad a otra. Cuando las interrupciones son frecuentes o vamos saltando de una cosa a otra en poco tiempo, no conseguimos profundizar ni focalizarnos en ninguna. Hemos de entrenar nuestro "Focus" (por cierto, este es el título de un libro estupendo de Daniel Goleman, si no lo has leído te lo recomiendo Focus (Ensayo))
Elimina las interrupciones: Procura trabajar de forma continuada y en una sola cosa a la vez. Si estás escribiendo un informe, no atiendas llamadas ni mires el mail. Las interrupciones rompen la concentración y tardamos en volver a conectar, nos hacen más lentos, cometemos más errores, y además nos generan ansiedad.
Es imposible en algunos contextos eliminar las interrupciones por completo, pero hemos de tener un método para evitar todas las que podamos:
Consultar el mail/mensajes (personaes y de trabajo)sólo en momentos concretos y cuando sabemos que podremos responder (y no cada vez que recibimos uno) De nada me sirve leer un mail de un cliente a las 23h, o ver un mensaje de un amigo justo antes de entrar en la ducha. No te preocupes por "¿y si es algo urgente?" .. de ser así llamarán varias veces o buscarán la forma de contactarte.
Cuando precisemos concentrarnos comunicar que no queremos ser interrumpidos para que los demás lo tengan en cuenta.
No empieces varias cosas a la vez. Si por ejemplo en el trabajo te piden una nueva tarea importante mientras estás haciendo una cosa, toma nota para ponerte con ello en cuanto acabes. Repito: Una cosa a la vez. Si estás cocinando no dejes lo que estás haciendo "un momento" para irte a regar las plantas porque las ves algo mustias, y además escribir un whatsap a tu hija.. una cosa a la vez. Si no te da tiempo de empezar y acabar algo, define mejor el tiempo o hasta dónde lo harás. ( Por ejemplo: "voy a planchar lo que me de tiempo en media hora"." Voy a estudiar el temario de Biología de 16 a 17.30", "voy a leer el primer capítulo".. etc.)
En el trabajo establece unas horas para recibir llamadas, y consultar mails. También puedes comentar a los demás tus horarios para que lo tengan en cuenta ("llámame preferentemente a tal hora que suelo estar más disponible", o "consulto los mails a mediodía y a media tarde"..)
Por supuesto si necesitas concentrarte en algo elimina posibles interferencias: fuera móvil, redes sociales, internet.. etc. Puedes incluso impedirte tu mismo la entrada a determinadas webs y apps utilizando otros programas y apps como Self Control, o Focus, entre otros que podrás encontrar. También puedes quitar el sonido a las notifcaciones de móvil, apagar la tele, o si se acerca tu amigo a charlar comunícale amablemente que estás ocupado y que si no le importa habláis luego.
¿Te cuesta mantenerte concentrado? Puedes recurrir a técnicas como Pomodoro o practicar ejercicios de atención plena o mindfuldness para entrenarte a concentrar tu atención.
Organiza tu entorno: procura que tanto tu casa como tu espacio de trabajo estén limpios y ordenados, el orden de nuestro entorno físico ayuda al orden mental.
Reflexiona: ¿Cuáles son los distractores más habituales en tu día a día?
Diferenciar lo urgente de lo importante:
¿Recuerdas el cuento de las piedras y el frasco? ( si no lo has leído puedes hacerlo AQUI) ¿Cuáles son tus piedras grandes? ¿qué cosas son importantes o prioritarias? ¿Familia, salud, amigos, una actividad que te hace disfrutar, inquietudes intelectuales..?
Muchas veces estamos llenos de pequeñas cosas urgentes.. (arenilla) .. que no nos deja lugar para lo realmente importante. Hacemos mil cosas y tenemos la sensación de no haber hecho nada. Haz una lista de tus "piedras grandes", de las cosas que son importantes en tu vida. Luego traducelo en acciones concretas que puedas incorporar en tu día a día (por ejemplo: llamar a mi Padre cada martes a las 20h, ir a clase de yoga el sábado a las 10h, jugar media hora con mi hijo al llegar a casa del trabajo, quedar para tomar un café con mi amiga Marta, dedicar el domingo de 20 a 21 a escribir poesía en mi libreta..)
Busca un método para organizarte. lleva agenda. Planifica.
Ver imagenSi, puede parecer muy obvio, pero no lo es: la planificación es fundamental. Planifica por escrito. Muchas veces confiamos en nuestra mente para todo y no recurrimos a soportes externos.. Mal. No satures la "Ram" de tu cerebro con listas de tareas, usa herramientas externas: apps, agendas, calendarios, etc. Tanto para lo profesional como para lo personal. Hay métodos como el GTD (Get Things Done) que pueden darte pautas de organización, o puedes buscar tu propio método: pero aprende a planificarte a corto, medio y largo plazo; y a no confiar solamente en tu "cabeza". Lleva agenda, planificadores, listas, calendarios.. etc. Puede ser difícil al principio si no tienes el hábito de hacerlo, pero puedes aprenderlo e incorporarlo en tu día a día.
Hay muchas herramientas que puedes utilizar, algunas de las que yo utilizo por ejemplo son: Google Calendar, Trello, Evernote y libretas.
¡Toma nota de todo!¡Trabaja tus ideas por escrito!
Tanto de las actividades que precisas realizar en tu día a día, como de tus ideas, proyectos a largo plazo, películas que te han recomendado, lugares que te gustaría visitar, libros que leer, objetivos personales.. etc.
Por ejemplo: Tener una lista de películas recomendadas y echarle un vistazo cuando decidas pasar una noche de cine facilita las cosas. O ir desarrollando una idea que se te ha ocurrido de un nuevo proyecto en una libreta y juntar toda la información al respecto para plantearte el llevarla a cabo y cómo, evita que esa idea se pierda y facilita que puedas desarrollarla y concretarla mejor.
Se trata de conseguir un buen equilibrio entre planificación e improvisación: ordenar y planificar tu día a día, tu ocio, tus ideas, pero sin ser rígido.
A la hora de apuntar las tareas en tu agenda o planificador ten en cuenta:
¿Cuáles son las actividades/tareas más importantes y cuáles las rutinarias?
Divide las tareas grandes o a largo plazo en pequeños pasos hasta llegar a tareas que puedas ir colocando en tu agenda diaria.(Por ejemplo: "preparar la fiesta de cumpleaños de Ana" se traduce en acciones como: comprar globos, buscar receta de tarta y comprar los ingredientes, hacer las invitaciones, enviarlas.. etc)
¿Qué quieres acabar hoy?
¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? ten en cuenta incluso un margen de imprevistos y/o tiempos de desplazamiento.
¿Cuál es tu mejor momento del día? Hay horas del día en las que rendimos más, tenemos más energía, y otras en las que no. Ten en cuenta tu nivel de energía a la hora de asignar las tareas en tu agenda.
Traduce tus objetivos en acciones concretas para llevar a cabo (Por ejemplo: "Ponerme en forma" se puede traducir en: "salir a correr 20min por la mañana Lunes, Miércoles y Viernes", "ir a patinar el domingo", "Hacer la lista de la compra del sábado priorizando fruta, verdura y productos saludables")
Revisa. Detecta problemas y busca soluciones:
Ver imagenPersonalmente me gustan las planificaciones y revisiones semanales, pero lo importante es ir haciéndolo cada poco tiempo: revisa tu agenda y evalúa "cómo fue la semana". ¿Has cumplido todo lo que te has propuesto? ¿hay cosas para las que no has "encontrado hueco"? ¿Qué ha pasado?
Puedes de esta manera detectar problemas y solventarlos:
¿Me llené la agenda con demasiadas cosas para este día?
¿Definí mal los objetivos ?
¿Tuve falta de motivación? ¿me puse excusas para no hacerlo?
¿No tenía energía o no conseguía concentrarme?
¿Prioricé otras cosas que no estaban en la agenda o me distraje?
¿ Me llevó más tiempo del previsto?
¿Algún imprevisto?
Esta revisión hará que la planificación de la semana siguiente sea mejor, y que puedas trabajar los problemas que te hayan impedido cumplir tus objetivos.
Cambia los "Tengo" por "Quiero":
Como he comentado en varias ocasiones, la forma que tenemos de contarnos a nosotros mismos las cosas determina cómo las vivimos emocionalmente. Si hay una palabra que quite energía esa es "Tengo"- Si planifico mi día usando este imperativo es probable que acabe agobiada y desmotivada:
" Hoy TENGO que, esto y lo otro, y TENGO que..." ufff ya de sólo pensarlo me pesa.
Sin embargo cuando usamos otras palabras como "me gustaría", "quiero", "elijo", "prefiero".. la sensación es diferente:
"Hoy TENGO que ir al gimnasio" Vs "Hoy ME ENCANTARÍA ir al gimnasio"
"Hoy TENGO que terminar el informe" Vs "Hoy QUIERO terminar el informa"
"TENGO que ir al supermercado al salir del trabajo" Vs "PREFIERO Prefiero ir al supermercado hoy cuando salga de trabajar"
"QUIERO aprender a planificarme mejor" Vs "TENGO que planificarme mejor"
"Voy a hacer una lista con lo que ELIJO hacer para hoy" VS "Voy a hacer una lista con lo que TENGO QUE hacer para hoy"
¿Se siente diferente verdad?
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