Metodología ágil Kanban
Metodología ágil Kanban
Hace un par de meses hice un artículo introductorio sobre las metodologías ágiles y las ventajas de su implementación en las empresas. En dicho artículo mencionaba dos de estas estrategias, y hoy hablaré sobre la más popular, la metodología ágil Kanban.
¿En qué consiste la metodología ágil Kanban?
Esta técnica de organización se originó en la factoría de Toyota con el objetivo de controlar el avance del trabajo. La palabra Kanban significa “tarjetas visuales” y así funciona la metodología ágil Kanban. A través de fichas de diferentes colores se podrá saber de un simple vistazo la situación actual de un proyecto, pudiendo de esta manera saber sí el mismo está bien encaminado o sí hay que recalcular los tiempos.
¿En qué principios se basa la metodología ágil Kanban?
A continuación remarco los aspectos que hacen diferente a la metodología Kanban frente a otras maneras de organización de proyectos:
Calidad asegurada: en este caso se premia la calidad frente a la rapidez de ejecución, es decir, todo debe de salir bien a la primera, sin margen de error. Esto se debe a que en muchas ocasiones se pierde más tiempo y dinero en corregir errores que haciéndolo bien a la primera.
Desperdicio mínimo: el principio YAGNI rige el planteamiento Kanban. Solo se invierte el tiempo en lo justo y lo necesario, todo lo superficial y secundario del proyecto se debe de quedar en un segundo plano.
Mejora continua: cuando hablamos de Kanban, no nos referimos solo a un método de gestión, sino también a un sistema continuado de mejora en el desarrollo de los diferentes proyectos.
Flexibilidad: una vez que se han realizado las tareas principales del proyecto entran en juego las menos relevantes. En este caso se pueden priorizar las tareas en función de las necesidades del momento.
¿Cómo se implementa la metodología ágil Kanban?
La aplicación de este método se realiza a través de un tablero de actividades que permite optimizar el flujo de trabajo. A continuación defino los aspectos clave para la utilización de la metodología Kanban:
Flujo de trabajo del proyecto: el primer paso consistirá en crear un tablero para el proyecto, un tablero accesible para todas las personas que intervienen en el proceso. El tablero se dividirá en columnas, correspondiendo cada una de ellas a una etapa del proyecto. Una vez que una tarea se termina se desplaza dicha tarjeta a la columna de las tareas realizadas.
Visualizar el ciclo de producción: normalmente se suelen utilizar post-it con la información básica de las tareas, así como las horas estimadas. El objetivo de esta visualización es el de clarificar al máximo el trabajo a realizar, así como las prioridades y la meta asignada.
Stop Starting, start finishing: “parar de empezar y empezar a terminar” es el lema de la metodología ágil Kanban. Se debe de priorizar las tareas que se están realizando frente a las que se quieren empezar, ya que para ofrecer la mejor calidad en el servicio el trabajo en curso debe de estar limitado.
Se trata de definir el número máximo de tareas que pueden ser realizar en cada una de las fases, restringiendo de esta forma el trabajo, y dejando claro la idea de que no se puede abrir una tarea sin finalizar otra. De esta manera se resuelve un problema muy habitual en muchas empresas y proyectos, el de tener una gran cantidad de tareas empezadas y paralizadas.
La metodología Kanban permite hace un seguimiento del trabajo realizado, almacenando la información en todo momento, tanto de las tareas hechas, como de las que se están ejecutando y las que se ejecutarán más adelante.
¿Existe alguna herramienta para la implementación de la metodología Kanban?
La manera más habitual de trabajar con este sistema es a través de los post-it, pero esto tiene un problema, ¿qué sucede si no estamos todos los integrantes del proyecto en la misma oficina? Es una pregunta habitual, sobre todo para grandes proyectos donde participan varias personas o departamentos o en empresas donde existe mucho teletrabajo.
En mi caso utilizo la herramienta TRELLO, una excelente herramienta organizativa para la empresa. Su fama se debe a que a través de un sistema muy visual te permite ordenar tareas y proyectos para facilitar su seguimiento. Se puede dividir cada proyecto en un tablero diferente, y podrás dar acceso a las personas que te interesen.
Conclusión, ¿Debo de implementar la metodología ágil Kanban en mi oficina?
Al final el objetivo de una empresa consiste en maximizar los gastos y reducir al mínimo el tiempo utilizado en las diferentes tareas de sus proyectos. En muchas ocasiones se pierde tiempo por empezar varias tareas a la vez o porque una tarea sin hacer te corta el poder empezar con otra tarea, por eso es tan importante la utilización de una metodología ágil.
Confío en que encuentres interesante este artículo sobre la metodología ágil Kanban, y que te plantees seriamente su implementación en tu empresa. Sí tienes cualquier consulta sobre este método, o sobre la transformación digital, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
¡Hasta el próximo artículo!