¿Puedes aplicar herramientas de planificación para organizar mejor en tu vida cotidiana?
¿Cuántas veces hemos querido hacer realidad un deseo, un pensamiento o una idea y no sabemos ni siquiera por dónde comenzar?
¿Sabías que prácticamente todas las herramientas que se utilizan para medir la gestión organizacional pueden ser de mucha utilidad para analizar aspectos importantes de tu vida personal?
Pues sí, y resultan tan efectivas como cuando se utilizan en la gestión de procesos dentro de una empresa.
Hay una frase muy utilizada a nivel de indicadores de gestión que reza:
“Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar y lo que no se gestiona no se puede mejorar”.
Lord Kelvin
Veamos algunas de las herramientas más utilizadas en las empresas para la ejecución, control, seguimiento y evaluación de procesos orientados al cumplimiento de las metas establecidas por cada área, y cómo podemos utilizarlas para evaluar algunos aspectos de nuestra vida cotidiana.
Definición de misión, visión y valores.
Toda empresa debe tener muy claros conceptos que oriente a sus directores en el camino hacia donde se quiere llegar (visión), dentro del marco de la razón de ser de la organización (misión), cumpliendo con todos los valores que la identifica, para garantizar su crecimiento controlado y su desarrollo en paralelo.
Ahora imaginemos todo lo expresado en el párrafo anterior enfocado hacia cada uno de nosotros.
Tomemos la palabra SER como un acrónimo de:
Sociable
Emocional
Racional
Todos los seres humanos nos levantamos en las mañanas con metas en mente que queremos alcanzar (por lo menos debería ser así), y esas metas nos deben llevar a lograr objetivos que nos hagan sentir satisfechos y con ganas de seguir intentando todo lo que nos mueve al desarrollo personal y profesional.
El método SMART
El método SMART se utiliza para redactar los objetivos estratégicos y operativos en una organización, tomando en cuenta todas las características que deben contener éstos:
Simple
Medible
Alcanzable
Relevantes
Temporales
Y esto es perfectamente aplicable a nuestra vida personal.
Las metas se alcanzan, los objetivos se logran y los propósitos se construyen, y apoyados en estas características, garantizamos que nuestros objetivos se puedan lograr a través del alcance de cada una de nuestras metas.
La matriz DOFA para la identificación y análisis de nuestros recursos.
El ejercicio para crear nuestra matriz DOFA no es algo sencillo ni rápido. Se trata de hacer un análisis interno muy serio y realista. Se trata de ser completamente sinceros con nosotros mismos, asumir nuestras debilidades, identificar las oportunidades que podemos aprovechar, estar conscientes de nuestras fortalezas y conocer las amenazas que están presentes en nuestro entorno.
A través de estos análisis, podremos definir estrategias para afrontar situaciones, y éstas se construyen a través de combinaciones entre los cuadrantes de la matriz.
Por ejemplo, cómo utilizar nuestras fortalezas para aprovechar las oportunidades, o para hacer frente a las amenazas. ¿Cómo afrontar las oportunidades de mejoras (debilidades), convertirlas en fortalezas y aprovechar las oportunidades? ¿Cómo impactan nuestras debilidades en el aprovechamiento de las oportunidades?
El BSC (Balance Score Card)
Es una metodología utilizada para identificar y redactar los objetivos estratégicos y operativos en una empresa, visualizando la organización desde cuatro perspectivas diferentes (Financiera, Clientes, Procesos Internos y Aprendizaje/Crecimiento), construyendo a raíz de esto lo que se conoce como un “Mapa Estratégico”.
Si adaptamos esta metodología a nuestra vida personal, y cambiamos la etiqueta de cada perspectiva colocando aspectos claves de nuestra vida, podemos identificar los objetivos que queremos lograr en cada una de ellas.
"Ejecutar disciplinadamente las tareas siguiendo un plan bien elaborado y viceversa,
aumentará las probabilidades de éxito".
Rafael Mosquera
Así, por ejemplo, podemos identificar los objetivos que busco lograr desde el punto de vista financiero. En lugar de “Clientes”, analizo mis relaciones interpersonales y defino lo que busco lograr en cuanto a este aspecto. En lugar de los procesos internos, colocamos aspectos laborales, y de esta manera podemos analizar nuestras vidas desde diferentes perspectivas.
El liderazgo
El liderazgo en los equipos de trabajo de las empresas, son experiencias que encajan perfectamente con las relaciones y decisiones que debemos tomar día a día en nuestra vida personal, con nuestra familia, amigos, vecinos, conocidos, incluso los roles que tenemos dentro de la sociedad y con el entorno. Cada día nos toca tomar el rol de líder para accionar o decidir ante alguna situación de nuestra vida cotidiana, y para ello, a veces sin darnos cuenta, analizando los recursos que tenemos disponible, el tiempo que tenemos para resolver, los costos que puede involucrar la acción, las competencias que tengo para hacerlo, y otros elementos que, al formar parte de nuestro quehacer, no nos damos cuenta que estamos gerenciando.
Herramientas propias de Gerencia de Proyectos
Dentro del área de Gerencia de Proyectos, existen muchas herramientas orientadas hacia la organización, planificación y ejecución de actividades, utilizadas para diseñar estrategias y medir los resultados que se van obteniendo hasta lograr los objetivos que motivaron la creación del proyecto.
Nuestra vida está llena de muchos proyectos que requieren tareas que debemos realizar en nuestro día a día, y que en muchas oportunidades no sabemos cómo empezar, como organizarlas, en fin, no sabemos cómo planificarlas. Más aún, no tenemos visión de los recursos que necesitamos para lograrlos y si ya los tenemos o los tenemos que buscar.
Si lográramos convertir nuestras metas y objetivos en proyectos, sería más fácil y efectivo llegar a ellos.
No se trata de ser cuadrados y encerrarnos en una vida extremadamente pragmática, se trata de llevar una vida más organizada, conociendo nuestras limitaciones y nuestras fortalezas, para construir nuestro propio camino hacia el logro de los objetivos.
Estas son sólo algunas de las herramientas de planificación estratégica que podemos adaptar a nuestra vida cotidiana, para orientarnos hacia el logro de nuestros objetivos, alcanzando las metas propuestas.
Existen otras que pueden ser de mucha utilidad tales como los indicadores de gestión, diagramas causa-efecto, fuerzas de Porter, las disciplinas de la ejecución, entre otras, a las cuales haremos referencia en artículos posteriores.
Por Rafael Mosquera